3. Offerte

Van zodra de wagen is binnengebracht in de carrosserie kan de hersteller beginnen met een eerste schadebeoordeling. Op basis van deze eerste inspectie kan een offerte worden opgemaakt die ter controle naar een expert kan worden gezonden.

Van zodra een schadeopnamedatum is ingegeven in de planning zal de opdracht beschikbaar zijn via de taak ‘Voorcalculatie’.

Soorten offertes

Binnen de offerte fase kunnen 4 verschillende taken voorkomen:

1. Voorcalculatie: na de planning komt het dossier in voorcalculatie. In deze status is er nog geen actie ondernomen voor het opmaken van een offerte.
2. Wachten op beslissing: nadat een offerte werd opgeladen en bewaard, komt deze in het dashboard van de toegewezen expert terecht zodat een beslissing wordt genomen over het dossier.
3. Offerte afgekeurd: indien de expert niet akkoord gaat met de initiële offerte zal hij het dossier afkeuren en zijn opmerkingen meedelen met de hersteller. Deze kan dan de offerte aanpassen, rekening houdend met de opmerkingen van de expert. Eenmaal aangepast dient het dossier opnieuw bewaard te worden, ter controle voor de expert.
4. Eindcalculatie: na goedkeuring van een expert komt het dossier in eindcalculatie te staan en mag de hersteller overgaan tot herstelling. En dit volgens de laatst opgestelde, goedgekeurde offerte. Als de herstelling eenmaal afgerond is mag men het selectievinkje bij ‘Eindcalculatie’ aanduiden om naar de volgende taak over te gaan.

Offerte scherm

Afhankelijk van de configuratie van de herstellersaccount bestaat het offertescherm uit één of meer velden, verdeeld over gelijknamige tabbladen:

Offerte

Voordat men van start gaat met het opmaken van de offerte dient de kilometerstand te worden genoteerd. Als dit veld niet is ingevuld krijgt de gebruiker een melding bij het bewaren van de offerte dat dit veld verplicht is.

Een offerte kan op verschillende manieren worden ingegeven, afhankelijk van de accountconfiguratie van de hersteller. We overlopen ze hieronder een voor een:

-          Manuele ingave: De offerte kan manueel worden ingegeven met behulp van de voorziene velden (categorie, ref. catalogis, omschrijving, aantal eenheid en eenheidskost). Zorg er voor dat er telkens een beschrijving is ingevuld, dit is namelijk een verplicht veld.

-          GT Motive: Indien geconfigureerd voor het gebruik met GT Motive kan een hersteller via de knop ‘Berekenen’ een gedetailleerde offerte opstellen via deze applicatie.

-          Audatex: een audatex bestek kan als .txt file worden opgeladen in UBench. Deze neemt alle velden over en vult automatisch de velden van de offerte in.

Na de detailvelden van de offerte vinden we nog 3 velden terug binnen de eerste tab offerte. Ten eerste kunnen we een aantal dagen herstelling ingeven. Dit wordt automatisch aangevuld op basis van de ingegeven uren in de bovenvermelde velden, maar kan ook manueel worden aangepast. Hiernaast vinden we een notitieveld terug waar er eventuele opmerkingen of herinneringen kunnen worden opgeslagen.

Tot slot vinden we de selectiebox eindcalculatie terug in het tabblad offerte. Deze selectie mag slechts gemaakt worden indien de herstelling is afgerond en de eventuele vervangwagen terug is ingeleverd.

Expertise

Het tabblad expertise vat alle gegevens van de offerte samen voor de expert. Hier wordt ook de beslissing van de expert meegedeeld met eventuele opmerkingen.

Zelfs met de tab gesloten kan je altijd snel de contactgegevens van de aangewezen expert terugvinden in de tab titel.

Tijdslijn

Indien er meerdere offertes werden opgemaakt binnen eenzelfde dossier, kan men de voorgaande totalen steeds raadplegen in het overzicht dat men terugvind onder de tijdslijn tab.

Volgende stap

Na het invoeren van de eerste offerte wordt deze ter goedkeuring naar de expert verzonden. Deze dossiers krijgen de status ‘Wachten op beslissing’ toegekend. Binnen het dossier krijgt de taak Offerte een grijze kleur, welke aangeeft dat hier nog op een handeling van buitenaf wordt gewacht. Afhankelijk van de beslissing kunnen er zich verschillende scenario’s voordoen.

-          Bij een goedkeuring van de expert komt het dossier in de status ‘Eindcalculatie’ te staan. Er mag gestart worden met het herstellen van de wagen en bij teruggave aan de klant mag de selectiebox eindcalculatie worden aangeduid in de taak Offerte.

-          Bij een afgekeurde offerte komt het dossier in de status ‘Offerte afgekeurd’ te staan. Op basis van de opmerkingen van de expert dient er een nieuwe offerte te worden aangemaakt.

-          Als de schade resulteert in een total loss, komt het dossier in de status ‘Vermoedelijk total loss’. Binnen deze dossiers worden de takenknoppen grijs ingekleurd om aan te duiden dat er geen verdere handelingen verwacht worden in deze dossiers. Van zodra de total loss wordt bevestigd, zal het hersteldossier automatisch worden afgesloten;